Materna und deepset: Souveräne KI für die Verwaltung

Key Takeaways

• Materna und deepset bringen KI-Anwendungen für die Verwaltung in den sicheren und dauerhaften Produktivbetrieb. 

• Das offene Framework Haystack hält Behörden unabhängig; transparente Quellen machen Ergebnisse nachvollziehbar. 

• Im Pilotprojekt des Kreises Borken sank der Zeitaufwand im gesamten Antragsprozess um rund 20 Prozent. 

• Wiederverwendbare KI-Bausteine lassen sich auf weitere Verwaltungsverfahren übertragen; Materna übernimmt Integration und Betrieb. 

Zwei Partner, eine gemeinsame Perspektive auf souveräne KI 

Wie lassen sich erfolgreiche KI-Anwendungen auf weitere Verwaltungsverfahren übertragen, ohne jedes Mal von vorn beginnen zu müssen?  

Das Berliner KI-Unternehmen deepset liefert dafür mit Haystack ein offenes Framework, das Sprachmodelle, Wissensquellen und weitere Komponenten zu KI-Anwendungen verbindet. Haystack ist im Deutschland-Stack als KI-Orchestrierungsstandard gesetzt und ermöglicht unter anderem die Entwicklung von KI-Agenten, die komplexe Aufgaben in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten bearbeiten. Die darauf aufbauende Haystack Enterprise Platform ergänzt Funktionen für Entwicklung, Governance und Betriebssteuerung. 

Materna bringt seine langjährige Erfahrung in der Verwaltungsdigitalisierung ein. Das Unternehmen kennt die fachlichen Anforderungen, die gewachsenen IT-Landschaften und die besonderen Rahmenbedingungen von Behörden. Materna übernimmt die Beratung, entwickelt passende Lösungsarchitekturen und eigene KI-Lösungen und integriert KI-Anwendungen in vorhandene Fachverfahren und Prozesse. Hinzu kommen Kompetenzen für den sicheren und dauerhaften Betrieb. So lassen sich wiederverwendbare KI-Lösungen an die spezifischen Anforderungen einzelner Behörden anpassen und auf weitere Verwaltungsverfahren übertragen. 

Offene Technologie für eine unabhängige Verwaltung 

Haystack ermöglicht es, unterschiedliche Sprachmodelle, Datenbanken und weitere Komponenten miteinander zu kombinieren. Behörden können dadurch geeignete Technologien auswählen, bestehende Systeme anbinden und ihre Anwendungen bei veränderten Anforderungen anpassen. Somit bleiben sie langfristig handlungsfähig und können selbst bestimmen, welche Systeme sie nutzen und wie sie ihre Daten verarbeiten. Der offene Technologieansatz unterstützt unterschiedliche Betriebsmodelle, etwa in souveränen Cloud-Umgebungen, eigenen Rechenzentren oder besonders geschützten Infrastrukturen. 

Darüber hinaus lassen sich mit Haystack komplexe Prozesse in einzelne, kontrollierbare Verarbeitungsschritte aufteilen. KI-Agenten können Dokumente analysieren, Informationen abgleichen, auf Wissensbestände zugreifen und Ergebnisse für die weitere Bearbeitung aufbereiten. Funktionen für Evaluation und Monitoring sowie definierte Sicherheitsmechanismen unterstützen die Qualitätssicherung. Transparente Quellen machen die Ergebnisse überprüfbar. 

Diese Nachvollziehbarkeit ist für Verwaltungsverfahren essenziell. Bei der Bearbeitung von Anträgen oder der Anwendung gesetzlicher Regelungen müssen die zuständigen Mitarbeitenden erkennen können, auf welcher Informationsgrundlage ein Ergebnis entstanden ist. 

Kreis Borken: Wie agentische KI die Sachbearbeitung entlastet 

Welches Potenzial in der Technologie steckt, zeigt ein Pilotprojekt des Kreises Borken mit deepset. Im Rahmen des Agentic AI Hub des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung hat deepset dort eine Lösung zur KI-gestützten Bearbeitung von Anträgen auf Hilfe zur Pflege erprobt.  

Die Bearbeitung solcher Anträge ist komplex. Einzelne Vorgänge umfassen mehr als 100 Seiten mit zahlreichen Nachweisen. Mitarbeitende müssen Dokumente prüfen, Informationen zusammenführen und die gesetzlichen Voraussetzungen berücksichtigen. Ein erheblicher Teil ihrer Arbeitszeit entfällt auf vorbereitende Tätigkeiten. 

Die agentische KI prüft Anträge auf Vollständigkeit, analysiert eingereichte Unterlagen, bereitet Finanzdaten für die Vermögensprüfung auf und erstellt Vorschläge für die weitere Sachbearbeitung. Die fachliche Verantwortung und die Entscheidung über den Antrag verbleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden. 

Die Ergebnisse der dreimonatigen Pilotphase: Bei ausgewählten Arbeitsschritten sank der Zeitaufwand um 35 Prozent. Bezogen auf den gesamten Antragsprozess entspricht dies einer Einsparung von rund 20 Prozent. 

Von einzelnen Anwendungen zu wiederverwendbaren KI-Bausteinen 

Der im Kreis Borken erprobte Ansatz bietet auch für andere Verwaltungsverfahren Potenzial. Denn die Prüfung von Dokumenten, der Abgleich von Angaben oder die Erschließung von Fachwissen sind Aufgaben, die in zahlreichen Behörden vorkommen. Einmal entwickelte KI-Komponenten können als wiederverwendbare Bausteine dienen. Für einen neuen Einsatz werden sie mit den jeweiligen Rechtsgrundlagen, Wissensquellen und Fachverfahren verbunden. 

Die gemeinsame technologische Grundlage bleibt erhalten, während die spezifischen Fachfunktionen ergänzt werden. Materna übernimmt dabei die Integration in die jeweiligen Verwaltungs- und IT-Landschaften und berücksichtigt die Anforderungen an Sicherheit, Governance und Betrieb. 

KIAN: Materna macht Pflegewissen mit deepset-Technologie zugänglich 

Wie das Zusammenspiel von Materna und deepset in einer konkreten Anwendung funktioniert, zeigt KIAN. Der digitale Berater für Pflegeleistungen ist Teil von Materna Sinfonie, einer Plattform für souveräne Digital Humans. 

Sinfonie verbindet die KI-Orchestrierung und Wissenserschließung auf Basis von Haystack mit einer intuitiven, dialogorientierten Benutzeroberfläche. Während im Hintergrund Fachinformationen verarbeitet und KI-Agenten koordiniert werden, können Menschen über interaktive Avatare in natürlicher Sprache mit der Anwendung kommunizieren. 

KIAN greift dafür auf eine kuratierte Wissensbasis zum Thema Pflege zurück. Mithilfe von Retrieval-Augmented Generation (RAG) werden relevante Fachinformationen gezielt abgerufen und in die Antworten einbezogen. KIAN informiert über mögliche Ansprüche, Pflegeleistungen und Antragsvoraussetzungen. Darüber hinaus unterstützt der digitale Berater bei der Prüfung der Vollständigkeit von Anträgen und weist auf veraltete Informationen hin. Quellenangaben und der jeweilige Informationsstand machen die Auskünfte überprüfbar. 

Souveräne KI als Grundlage der Verwaltungsmodernisierung 

Offene Technologien und wiederverwendbare Komponenten erleichtern es, Lösungen auf weitere Behörden und Fachverfahren zu übertragen. Gleichzeitig lassen sich die Anwendungen an unterschiedliche fachliche, organisatorische und technische Voraussetzungen anpassen. 

„Souveräne KI wird erst dann wirklich bedeutsam, wenn Organisationen sie zu ihren eigenen Bedingungen in den Produktivbetrieb bringen können. Gemeinsam mit Materna bringen wir offene, europäische KI-Technologie in genau die Umgebungen, in denen Kontrolle, Vertrauen und Zuverlässigkeit am wichtigsten sind“, sagt Milos Rusic, CEO und Mitgründer von deepset über die gemeinsame Partnerschaft