GRC ganzheitlich gedacht: Verträge, Dokumente und Compliance nahtlos integriert

Vertragsmanagement im Überblick

Ein zentrales Thema ist die Vertragsübersicht. Anwender möchten auf einen Blick erkennen:

• Welche Verträge existieren?
• Gibt es Rahmen- oder Unterverträge?
• Welche Vertragstypen liegen vor und wann laufen sie ab?

SMAX ermöglicht genau diese Übersicht. Über verbundene Verträge kann man sich durch den gesamten Vertragsbaum bewegen – von Haupt- bis Untervertrag – und jederzeit die relevanten Informationen einsehen.

Wenn es ins Detail geht, wird es oft mühsam: Ansprechpartner finden, Dokumente zusammensuchen, Abteilungen kontaktieren. Hier setzt die Integration zu Core Content von OpenText an. Direkt aus SMAX heraus lassen sich die zugehörigen Dokumente öffnen – ohne das System zu wechseln. Dasselbe Dokumentenmanagement-System ist auch mit Salesforce und SAP verbunden, sodass alle Systeme auf dieselben Dokumente zugreifen. Das verhindert Schnittstellenprobleme, Versionskonflikte und sorgt für nahtlose Zusammenarbeit.

Core Content: Mehr als eine Dokumentenablage

Core Content bringt Struktur und Transparenz ins Dokumentenmanagement. Über ein individuelles Dashboard lassen sich Favoriten, wichtige Ordner oder Workflows platzieren. Verträge, Projektunterlagen oder Wissensartikel sind so immer schnell verfügbar.

Wichtige Funktionen im Überblick:

• Versionierung und Vergleich: Änderungen an Dokumenten werden automatisch erkannt und protokolliert. Neue Versionen lassen sich mit älteren vergleichen, Änderungen werden klar hervorgehoben.
• Berechtigungsmanagement: Fein granulierte Rechte legen fest, wer ein Dokument lesen, bearbeiten oder weitergeben darf. Gruppen- oder Dokumentenebene – die Kontrolle bleibt beim Unternehmen.
• Workflows: Prüfungen, Genehmigungen und sogar Signaturen (z. B. via DocuSign) können automatisiert angestoßen werden. So wird sichergestellt, dass jede Änderung geprüft und dokumentiert ist.

Ein Beispiel: Eine Überschrift in einem Vertrag wird angepasst. Core Content erzeugt automatisch eine neue Version, stößt einen Workflow an und leitet die Änderung an die zuständige Person zur Prüfung weiter. Transparenter und revisionssicherer geht es kaum.

Lizenzmanagement als Compliance-Baustein

Ein weiterer kritischer Aspekt der Compliance ist das Lizenzmanagement. Lizenzen sind letztlich Verträge, die eingehalten werden müssen. SMAX liefert mit dem Software Asset Management Modul eine klare Sicht:

• Soll-Seite: Welche Lizenzen sind gekauft und vertraglich vorhanden?
• Ist-Seite: Welche Lizenzen sind tatsächlich im Einsatz?

Über eine CMDB, ergänzt durch automatisches Discovery, erkennt SMAX installierte Software und gleicht sie mit den Lizenzdaten ab. So werden Compliance-Verstöße sichtbar – egal ob es sich um Überlizenzierungen (unnötige Kosten) oder Unterlizenzierungen (Risiko von Vertragsverletzungen) handelt. Besonders stark: OpenText bringt hier eine umfangreiche Datenbank mit Lizenzmetriken und Herstellerinformationen mit, sodass die Erkennung präzise und verlässlich funktioniert.

Compliance in Incident-, Problem- und Change-Prozessen

Compliance ist nicht nur ein Dokument oder Vertrag, sondern lebt in den operativen Prozessen:

• Ein Security Incident kann zur Anpassung einer Richtlinie führen.
• Ein Problem-Prozess deckt wiederholte Verstöße auf und stößt Änderungen an.
• Ein Change-Prozess dokumentiert Anpassungen an Richtlinien oder Systemen revisionssicher.

Weil SMAX mit klar strukturierten Workflows arbeitet, ist die Einhaltung von Compliance automatisch in die täglichen Abläufe integriert. Das reduziert Risiken, verhindert Verstöße und sorgt für nachvollziehbare Änderungen.

Ein ganzheitlicher Blick auf GRC

Die Verbindung von SMAX, Core Content und ergänzenden Modulen wie Business Continuity Management oder Monitoring eröffnet Unternehmen und Behörden die Möglichkeit, GRC-Themen umfassend und systemübergreifend abzubilden – ohne zusätzliche Einzellösungen.

Das Ergebnis:

• Einheitliche Datenbasis
• Nahtlose Integration in bestehende Systeme
• Transparente Workflows
• Sichere Einhaltung von Richtlinien und Verträgen

Fazit

Die Integration von Vertragsmanagement, Dokumentenmanagement, Lizenzmanagement und Compliance-Prozessen in einer gemeinsamen Plattform eröffnet Unternehmen völlig neue Möglichkeiten: Transparenz, Sicherheit und Effizienz entlang des gesamten Lebenszyklus. Governance, Risk und Compliance werden so nicht zu isolierten Aufgaben, sondern zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeit – integriert, benutzerfreundlich und zukunftsorientiert.

Hier geht es zum kompletten Webcast: Webcast-Aufzeichnung GRC

Lesen Sie auch:

Governance, Risk und Compliance im Service-Management - Materna Blog

Business Continuity Management (BCM) und OpenText Service Management: Eine starke Partnerschaft für mehr Sicherheit und Effizienz - Materna Blog

Sicherheitsvorfälle im Griff durch Monitoring und Integration mit OpenText - Materna Blog