Business Continuity Management: Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor

Das „System of Work“ 

Ein aktueller Fachdialog zwischen Expertinnen und Experten von Atlassian und Materna hat gezeigt, wie sich BCM mit modernen Kollaborations- und Servicemanagement-Tools strukturiert umsetzen lässt – und welche Prinzipien Unternehmen dabei unterstützen. Ein wirksames BCM beginnt nicht bei der Technik, sondern bei der Zusammenarbeit. Atlassian beschreibt diesen Ansatz als „System of Work“ – ein Konzept, das Teams, Prozesse und Technologien enger miteinander verzahnt. 

Vier Prinzipien stehen dabei im Mittelpunkt: 

1. Sichtbarkeit: Mitarbeitende verstehen, wie ihre Aufgaben zur Gesamtstrategie beitragen.
2. Gemeinsame Prozesse: Einheitliche Arbeitsweisen und Rituale erleichtern Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
3. Wissensaustausch: Informationen sind für alle zugänglich und aktuell.
4. Künstliche Intelligenz als Unterstützung: AI-Tools übernehmen Routineaufgaben, analysieren Daten oder schlagen Maßnahmen vor. 

Auf Basis dieser Prinzipien können Organisationen sicherstellen, dass auch unter Druck klare Kommunikation, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit bestehen bleiben – zentrale Voraussetzungen für funktionierendes Krisenmanagement. 

Business Continuity Management – strategisch statt reaktiv 

BCM ist weit mehr als eine Notfallstrategie. Es ist Teil der Unternehmenssteuerung und stärkt die Handlungsfähigkeit in allen Lagen. 
Ein strukturiertes BCM umfasst unter anderem: 

• Business Impact Analyse (BIA): Identifikation kritischer Prozesse und Bewertung der Folgen eines Ausfalls.
• Risikomanagement: Analyse potenzieller Bedrohungen und Definition präventiver Maßnahmen.
• Notfallorganisation: Festlegung von Rollen, Kommunikationswegen und Entscheidungsbefugnissen.
• Governance: Einbindung des BCM in die Unternehmensstrategie.
• Übungen und Tests: Regelmäßige Simulationen, um Abläufe zu überprüfen und zu verbessern. 

Nur durch kontinuierliches Lernen und Anpassen lässt sich langfristige Resilienz aufbauen. 

Umsetzung in der Praxis – Beispiel Atlassian-Tools 

Im Webcast wurde gezeigt, wie BCM mit konkreten Werkzeugen umgesetzt werden kann. 
Als Beispiel diente die Kombination von Confluence als Wissens- und Dokumentationsplattform und Jira Service Management (JSM) als Steuerungssystem für Aufgaben und Prozesse. 

• Confluence sammelt Notfallpläne, Rollenbeschreibungen und Kommunikationsrichtlinien an einem zentralen Ort.
• Jira Service Management sorgt dafür, dass im Ernstfall automatisch Aufgaben ausgelöst, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Prozesse angestoßen werden. 

Ein besonderes Beispiel ist der AI-Agent „Rovo“, der auf Grundlage des BSI-Standards 200-4 Gefährdungen analysiert, passende Maßnahmen vorschlägt und relevante Informationen bereitstellt. 
So wird künstliche Intelligenz nicht als eigenständige Lösung, sondern als aktives Teammitglied eingesetzt, das Menschen in Stresssituationen entlastet. 

Verbindung von BCM und IT Service Management 

Der Mehrwert zeigt sich besonders, wenn Business Continuity Management (BCM) und IT Service Management (ITSM) zusammengeführt werden.
Beide verfolgen das Ziel, Prozesse transparent und kontrolliert zu gestalten – auch im Ausnahmefall. 

Wichtige Vorteile dieser Integration: 

• Nachvollziehbarkeit: Versionierung, Logs und Historien unterstützen Compliance und Audits.
• Effiziente Kommunikation: Anbindung an Tools wie Microsoft Teams oder Slack verbessert den Informationsfluss.
• Zentrale Datenbasis: Entscheidungen werden auf Basis aktueller, konsistenter Informationen getroffen.
• Schnelle Reaktion: Automatisierungen verkürzen Reaktionszeiten und beschleunigen Wiederherstellung. 

Damit entsteht ein integriertes System, das Organisationen hilft, technische und organisatorische Resilienz gemeinsam zu denken. 

Fazit 

Krisen lassen sich nicht verhindern – aber man kann sich darauf vorbereiten.
Ein durchdachtes Business Continuity Management verbindet Menschen, Prozesse und Technologie zu einem belastbaren Gesamtsystem. 

Beispiele wie die Integration von Confluence und Jira Service Management zeigen, wie sich BCM pragmatisch und praxisnah umsetzen lässt. Wichtig ist jedoch nicht das einzelne Tool, sondern der Ansatz: Transparente Zusammenarbeit, klare Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Verbesserung bilden die Grundlage für Organisationen, die auch dann weiterarbeiten, wenn Systeme fallen.