Wenn der Behördengang verschwindet
Die Zulassung eines Fahrzeugs beginnt nicht mehr am Schalter. Kein Zettel mit Wartenummer, kein erneutes Eintragen von Daten, die längst in Registern vorhanden sind. Stattdessen bündelt ein einziger digitaler Dienst den gesamten Vorgang, prüft Identitäten prüft und zieht sich die benötigten Darten aus bestehenden Quellen. Am Ende steht kein Gang zur örtlichen Zulassungsstelle, sondern ein Verfahren, das online beginnt und online abgeschlossen wird.
So könnte Verwaltungsalltag aussehen, wenn Leistungen ohne Ortsbezug konsequent digital und zentral organisiert würden. Die BDI-Agenda EinfachStaat nennt die Kfz-Zulassung ausdrücklich als Beispiel. Auch Führerscheinwesen, Wohngeld, BAföG oder Elterngeld gehören zu den Verfahren, die nach Auffassung des Expertenkreises stärker gebündelt werden könnten, sofern sie vollständig digital durchführbar sind und keinen zwingenden lokalen Bezug haben.
Darum geht es bei der Agenda im Kern: Verwaltung soll nicht nur online erreichbar sein. Sie soll einfacher, schneller und verlässlicher funktionieren.
Ein Reformpapier für den digitalen Staat
Der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) hat den Expertenkreis Moderner Staat im Sommer 2025 zusammengerufen. Vertreterinnen und Vertreter aus Staat, Wirtschaft und Wissenschaft sollten Empfehlungen erarbeiten, um Staat und Verwaltung strukturell zu modernisieren. Das Ziel: ein effizienter, digitaler, bürger- und unternehmensorientierter Staat mit klareren Zuständigkeiten, weniger Schnittstellenproblemen und einer Kultur, die pragmatische Entscheidungen ermöglicht.
Zu diesem Expertenkreis gehört auch Nadja Kwaß-Benkow, Direktorin Digital Government bei Materna. Ihre Perspektive fügt sich in einen Teil der Agenda ein, der auf den ersten Blick technisch klingt, für die praktische Verwaltungsmodernisierung aber entscheidend ist: Standardisierung, interoperable Systeme und digitale Werkzeuge, die über föderale Ebenen hinweg zusammenarbeiten können.
Die Agenda verbindet Bürokratieabbau, Rechtsetzung, Verwaltungsorganisation, Datenflüsse und IT-Architekturen. Der Befund ist eindeutig: Analoge Komplexität wird nicht dadurch einfacher, dass sie in ein Online-Formular übertragen wird.
Die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit
Die digitale Transformation der Verwaltung kommt zwar voran, bleibt aber hinter den Erwartungen zurück. Von 579 Verwaltungsleistungen sind laut Agenda derzeit rund 349 online verfügbar. Nur 165 davon stehen flächendeckend in allen Kommunen bereit. 230 Leistungen nach dem Onlinezugangsgesetz sind noch gar nicht digitalisiert. Besonders nachgefragte Vorgänge wie Elterngeld oder Eheschließung sind zwar teilweise online verfügbar, werden aber bislang nur begrenzt digital genutzt. Lediglich 13 Prozent der Bürgerinnen und Bürger haben demnach bisher eine Verwaltungsleistung online beantragt. 90 Prozent wünschen sich mehr Tempo.
Für Unternehmen ist diese Lücke besonders spürbar. Die Agenda bezeichnet sie als „Power-User“ der Verwaltung. Sie stehen regelmäßig mit Behörden in Kontakt: bei Genehmigungen, Meldepflichten, Fördermitteln, Nachweisen oder Registerauskünften. Eine leistungsfähige Verwaltung ist für sie deshalb ein echter Standortfaktor.
Der BDI macht in dem Papier deutlich, dass die Ursachen für mangelnde Digitalisierung nicht allein in fehlender Technik liegen. Komplexe Verfahren, zersplitterte Zuständigkeiten, uneinheitliche IT-Lösungen und Einzelfallprüfungen bremsen Prozesse aus. Hinzu kommt eine Verwaltungslogik, die digitale Abläufe an bestehende Vorschriften anpasst, statt umgekehrt.
Kulturwandel in der Verwaltung
Ein zentrales Motiv der Agenda ist daher der Wechsel von einer Bedenkenträger-Logik hin zu einer Ermöglichungskultur. Behörden sollen größere Auslegungsspielräume nutzen können. Dafür braucht es jedoch politische Rückendeckung, klare Verantwortlichkeiten und ein gemeinsames Verständnis davon, dass Verwaltung nicht nur Regeln vollzieht, sondern gesellschaftliche und wirtschaftliche Handlungsfähigkeit ermöglicht.
Die Agenda verweist auf Kompetenzzentren, Spezialisierung, ressortübergreifende Zusammenarbeit und mehr Praxisbezug in Gesetzgebung und Vollzug. Verfahren sollen nicht länger einzeln optimiert, sondern im Zusammenhang betrachtet werden. Wo Prüfungen doppelt stattfinden, Nachweise mehrfach verlangt werden oder Zuständigkeiten unklar bleiben, entstehen Verzögerungen, die sich technisch allein nicht auflösen lassen.
Standards als Voraussetzung
Zwischen den großen Reformbegriffen der Agenda steht ein zentrales Element: Standardisierung. Viele Verwaltungen haben in den vergangenen Jahren eigene Lösungen entwickelt. Manche sind leistungsfähig, andere historisch gewachsen, viele jedoch nur begrenzt kompatibel. So entsteht ein Flickenteppich, in dem digitale Angebote zwar vorhanden sind, aber nicht ausreichend ineinandergreifen.
Nadja Kwaß-Benkow verweist auf Standards als Grundbedingung digitaler Handlungsfähigkeit: „Ziel muss sein, dass durch mehr Standardisierung eine maximale Interoperabilität von im Einsatz befindlichen Lösungen sowie der Wechsel von Lösungen ermöglicht wird.“
Wenn Verwaltungen Lösungen wechseln oder nachnutzen wollen, dürfen sie nicht dauerhaft in einzelnen Architekturen festhängen. Und wenn Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen Verwaltungsleistungen durchgängig nutzen sollen, müssen die dahinterliegenden Systeme leistungsstark sein.
Die Agenda fordert darum, dass Bund, Länder und Kommunen sich im IT-Planungsrat auf verbindliche Schnittstellen, Standards und Anforderungen verständigen. Auch der Deutschland-Stack als nationale souveräne Technologie-Plattform wird als Bezugspunkt genannt. Wettbewerb zwischen Lösungen und Anbietern soll dabei erhalten bleiben. Entscheidend ist nicht Einheitlichkeit um jeden Preis, sondern Kompatibilität.
Daten nur einmal angeben
Eng verbunden mit dieser Frage ist die Registermodernisierung. Deutschland verfügt über Hunderte Register. Viele davon sind gar nicht oder nicht so miteinander verbunden, dass sie für digitale Verfahren medienbruchfrei genutzt werden können. Für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen bedeutet das: Informationen müssen immer wieder erneut eingegeben werden, obwohl sie der Verwaltung bereits vorliegen.
Die Agenda stellt dem das Once-Only-Prinzip gegenüber. Daten sollen nur einmal angegeben und anschließend rechtssicher zwischen Behörden genutzt werden können. Voraussetzung dafür sind moderne Register, interoperable Schnittstellen, klare rechtliche Grundlagen und technische Infrastrukturen wie das National-Once-Only-Technical-System.
Die Agenda beschreibt Registermodernisierung deshalb als Schlüsselprojekt. Denn ein Antrag, der online gestellt, aber anschließend manuell geprüft wird und dann weitergeleitet oder mit zusätzlichen Nachweisen ergänzt werden muss, bleibt nur teilweise digital.
Recht muss digital nachvollziehbar werden
Auch die Gesetzgebung rückt in den Blick. Die Agenda fordert, Recht stärker digitaltauglich zu gestalten. Dazu gehört der Ansatz „Law as Code“. Das bedeutet, dass rechtliche Regeln so strukturiert werden, dass sie in digitalen Verfahren eindeutig angewendet werden können.
Ein Beispiel ist die semantische Interoperabilität. Begriffe müssen über Rechtsbereiche hinweg so definiert sein, dass digitale Systeme sie verlässlich verarbeiten können. Wo dasselbe Wort in unterschiedlichen Gesetzen verschiedene Bedeutungen hat, entsteht im digitalen Vollzug Reibung.
Das Wort „Kind“ beispielsweise. Laut BGB kann selbst ein Erwachsener zum Kind werden, nämlich durch Adoption. Ein Baby hingegen ist von Geburt an Kind seiner Mutter. Ein Jugendlicher ist mit 14 Jahren laut Jugendschutzgesetz kein Kind mehr, doch unter 18 gilt er laut BGB als minderjähriges Kind, für das die Eltern zu sorgen haben. Im Steuerrecht wiederum können Kinder bis zum 25. Lebensjahr berücksichtigt werden – wie soll eine KI das verstehen?
Für Menschen lässt sich dieser Kontext oft erklären. Für automatisierte Verfahren braucht es eindeutige Begriffe und verbindliche Standards.
Die Agenda fordert, dass diese Digitaltauglichkeit im Gesetzgebungsprozess mitgedacht wird, denn nur dann können digitale Systeme so arbeiten, dass Behörden die Spielräume haben, um Entscheidungen pragmatisch zu treffen. Ohne anschlussfähige Systeme bleibt der digitale Staat fragmentiert. Mit ihnen kann Verwaltung über Ebenen, Ressorts und Fachverfahren hinweg als zusammenhängende Infrastruktur arbeiten.
