Technology Business Management – IT-Kosten und Wertbeitrag transparent machen

Licht ins Dunkel bringen: Kosten und Nutzen der IT-Services 

Technology Business Management (TBM) ermöglicht es, den Wertbeitrag der IT zu steuern und zu optimieren. Dies gelingt, indem mit Hilfe von TBM Transparenz über IT-Kosten auf der einen und Wertschöpfung durch IT-Leistungen auf der anderen Seite hergestellt werden kann. Es ist ein Rahmenwerk, das speziell für das Management und die Optimierung von IT-Ressourcen und -Kosten entwickelt wurde.  

Hinsichtlich der Kosten gilt der Fokus den sogenannten „Produktionsfaktoren“ zur Bereitstellung der IT-Leistungen wie Hardware, Software und menschliche Leistungsbestandteile wie bspw. dem Customer Service oder Prozessbestandteilen.  

Bei TBM bilden aufeinander aufbauende Servicebestandteile die Wertschöpfungskette des jeweiligen IT-Services. So entsteht eine Kaskade aus Leistungsbestandteilen und „Veredelungsschritten“. Diese Veredelung kann als Wertsteigerung von Produkten bzw. Leistungsbestandteilen durch Bearbeitung oder Weiterverarbeitung verstanden werden (bspw. Virtualisierungsservice à OS-Service à Datenbank-Service).  

TBM schafft die Basis für eine IT-spezifische Kosten- und Leistungsrechnung mit Blick auf die Kosten der IT-Services und die Bestimmung des Nutzens für die Anwendenden-/Kundenseite bzw. des Beitrags zum Geschäftsergebnis.  

Die durch TBM geschaffene Möglichkeit, den IT-Kosten den Nutzen für das Geschäftsergebnis oder die Geschäftsprozesse gegenüberzustellen, erleichtert die wertorientierte Betrachtungsweise. Mit Hilfe dieser Informationen ist es möglich, fundierte Entscheidungen zum Service-Portfolio zu treffen und Maßnahmen zur Wertschöpfung der IT-Services einzuleiten und zu steuern. Organisationen erhalten so die Möglichkeit, gezielte Technologie- oder Personalinvestitionen für spezifische Leistungsbestandteile zu initiieren, die Wertsteigerung durch die Investition (deren Nutzen) transparent zu machen und im Sinne der Governance zu prüfen, ob Budgets hinsichtlich der Unternehmensziele eingesetzt werden.  

Taxonomie zur Strukturierung der IT-Leistungsbestandteile 

TBM basiert auf einer standardisierten Taxonomie. Dahinter steht die Non-Profit-Organisation TBM Council, die 2012 gegründet wurde. Die Organisation beschäftigt sich mit der Entwicklung eines definierten Rahmenwerks für das Geschäftsmanagement der IT. Das TBM Council versteht sich als ein Gremium unter dem Vorsitz von Geschäftsführern aus führenden, innovativen Unternehmen. Es stellt eine Reihe von „Tools“ in Form der bereits angesprochenen Taxonomie und der Metriken sowie TBM Framework und TBM Model bereit. Darüber hinaus gibt es u. a. weitere Best Practices sowie Angebote zu Ausbildung und Zertifizierung bzgl. TBM.  

Der Kern von TBM ist eine hierarchische Taxonomie. Über diese werden IT-Objekte als Wertschöpfungskette strukturiert und so die gesamte IT und ihre Leistungen durchdrungen. Im Sinne der  

• Cost Pools: Kostenarten des IT-Bereichs, z. B. Personalkosten, Sachkosten, Investitionskosten (Abschreibungen)
• Towers: Kostenstellen des IT-Bereichs, insbesondere an Technologien oder Steuerungsaufgaben ausgerichtete IT-Organisationseinheiten
• IT-Services: Kostenträger des IT-Bereichs. IT-Services werden aus den Leistungen der Tower oder anderen IT-Services zusammengesetzt.  

So können die Bestandteile, Verbindungen und Abhängigkeiten von IT-Leistungsbestandteilen dargelegt werden, um dann eine Entscheidungsgrundlage zur Planung, Steuerung und Verbesserungen der IT mit Blick auf die Geschäftsziele und den Kundenerfolg zur Verfügung zu stellen. Mit der TBM-Taxonomie lassen sich die IT-Kosten transparent darstellen, bspw. im Sinne des Technologie- bzw. Plattformportfolios Gesamtkosten und Stückkosten für Technologien, sowie die Hardwarekosten von Standorten oder Plattformen. Auch Angaben zu Auslastungs- oder Verbrauchsraten sind u. a. möglich.  

Sowohl die IT-Abteilung als auch die Geschäftsbereiche können Kostentreiber erkennen und so Optimierungspotentiale identifizieren. Für den Geschäftsbereich kann es nützlich sein zu verstehen, wodurch die ihm zugeordneten IT-Kosten entstanden sind. Die Aussage, dass in einem Unternehmen 5 Millionen Euro für eine Software angefallen sind, sagt nichts darüber aus, welchen Geschäftsnutzen diese Ausgabe hat – oder welcher Wertbeitrag für das Unternehmen über diese Investition zustande gekommen ist. Über TBM lassen sich Kosten und Wertschöpfung aufschlüsseln und zuordnen, sodass eine Kosten-Nutzen-Relation entsteht. 

TBM ist nicht der einzige Ansatz, um Transparenz und Einblicke in die IT-Kosten und -Leistungen zu ermöglichen und den Blick auf die Wertschöpfung zu verbessern. Auch allgemeine Aspekte des IT-Kosten-Controllings und der Kosten- und Leistungsrechnung bieten Möglichkeiten. In jedem Fall gilt, dass TBM als Framework auf die Belange der jeweiligen Organisation zu adaptieren ist und die Zielsetzungen des IT Financial Management im Sinne der Governance abgebildet werden müssen. Hier liegt der maßgebliche Aufwand und der wesentliche Erfolgsfaktor für die Etablierung eines erfolgreichen IT-Controllings und die nutzenstiftenden Wertströme der Organisation.  

Über die Autorinnen 

Nadin Ebel arbeitet als IT-Projektleiterin, Beraterin für ITSM und akkreditierte ITIL-Trainerin. Sie verfügt über langjährige Erfahrungen in ITIL, Prozess- und Service-Management, IT-Infrastruktur und Projektmanagement. Sie hat sich zudem als Fachbuch-Autorin einen Namen gemacht. 

Sylvia Hochrieser arbeitet als ITSM-Beraterin und IT-Programm-/ Projektmanagerin. Sie ist unter anderem zertifizierte Beraterin für den Bereich IT-Financial Management. Sie verfügt über langjährige Erfahrungen in ITIL, Prozess- und Service-Management und Programm-/ Projektmanagement.