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Das sollten Sie wissen

Projektmanagement

In Projekten sind Stolpersteine an der Tagesordnung, die einen erfolgreichen Abschluss erschweren können. Die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode ist ein wichtiger Schritt und Erfolgsfaktor für das Gelingen eines Projekts.

Projektmanagement-Methoden: klassisch, agil und hybrid

Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben zur Erreichung vorab definierter Ziele, die im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet und mit Risiken verbunden sind. Sie werden im Team mit Hilfe einer Projektorganisation umgesetzt. Die Definition eines Projekts kann sich je nach Projektmanagement-Ansatz und -Methode unterscheiden.

Die Wahl einer geeigneten Projektmanagement-Methode ist eine wichtige Basis für die Umsetzung des Projektes und seine Ausgestaltung. Mittlerweile stehen verschiedene bewährte und moderne Projektmanagement-Methoden zur Auswahl, die bei der Gestaltung der konkreten Vorgehensmodelle in den Organisationen zu Rate gezogen werden können. Bestandteil von Vorgehensmodellen sind Methoden, Prozesse, Werkzeuge und Techniken, die zum Einsatz kommen.

Insbesondere agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum mit Elementen aus dem Lean- Management oder Kanban sind mittlerweile in vielen Organisationen akzeptiert und haben sich bewährt. Gerade im aktuellen Zeitalter der Digitalisierung und der Transformation vieler Unternehmen ist die Wahl der „richtigen“ Projektmanagement-Methode eine wichtige Frage. Kürzere Release- bzw. Produkt- und Innovationszyklen, stärkere Kundeneinbindung, komplexe Problemstellungen und ein starker Digitalisierungsdruck sind dabei wichtige Aspekte und Herausforderungen für die Unternehmen.

Doch Vorsicht: One-for-All gilt nicht im Projektmanagement! Jedes Projekt birgt individuelle Charakteristika, Anforderungen und Risiken, die Sie bei der Wahl der passenden Projektmanagement-Methode bedenken sollten. Neben den klassischen Ansätzen wie V-Modell, Wasserfall oder PRINCE2 auf der einen Seite und den agilen Methoden auf der anderen Seite besteht auch die Möglichkeit, die Vorteile aus diesen beiden Welten in hybriden Projektmanagement-Ansätzen zu nutzen.

Traditionelle (oder klassische) Projektmanagement-Methoden

Traditionelle Zeichenflaeche

Klassisches Projektmanagement folgt einem monolithischen und holistischen Ansatz. Dabei wird davon ausgegangen, dass am Anfang eines Projektes ein definierter Endzustand beschrieben und geplant wird. Ergebnisse (Qualität), Nutzen, Kosten, Termine und Ressourcen werden zu Beginn eines Projektes berücksichtigt. Damit existiert von Anfang an eine Unschärfe in der Planung, die gewöhnlich im Projektverlauf zunimmt – vor allem bei langlaufenden Projekten. Änderungen in der Projektabwicklung werden möglichst vermieden, da sie aufwendige und oftmals kostspielige Projektanpassungen nach sich ziehen. Da Unplanbarkeiten und Abweichungen aber in jedem Projektabschnitt auftreten können, wird häufig mit Puffern gearbeitet und den Themen Risiko-Management sowie Änderungs-/Claim-Management im Projektverlauf besondere Aufmerksamkeit gezollt. Ein gleichbleibendes Budget mit einem fixen Terminrahmen im Projekt verträgt sich nicht mit vielen neuen oder sich ändernden Anforderungen, vor allem wenn diese erst spät im Verlauf des Projekts gestellt werden.

Klassisches Projektmanagement basiert auf einem standardisierten Vorgehensmodell, das eine Abfolge von Projektphasen vorsieht, die linear oder parallel verlaufen können (Wasserfallmodell, V-Modell, PRINCE2 , Simultaneous Engineering, Spiralmodell etc.). Dieser Ansatz eignet sich grundsätzlich für Vorhaben mit (vermeintlich) im Vorhinein „feststehenden Anforderungen“, bei denen benötigte Ressourcen (Personal, Budget etc.) und weitere Aspekte gut planbar sind. Auch Projekte mit hohen gesetzlichen oder regulativen Vorgaben oder einem hohen Transparenz- und Steuerungsbedarf benötigen meist die Unterstützung durch eine klassische Projektmanagement-Methode.

Agile Projektmanagement-Methoden

Agile Zeichenflaeche

Agiles Projektmanagement basiert auf dem 2001 veröffentlichten Agilen Manifest. Dieses ist die Basis für agile Werte, Prinzipien, Techniken und Methoden, die sich beispielsweise in Scrum oder Extreme Programming widerspiegeln. Agiles Projektmanagement gilt als Antwort auf die Nachteile klassischer Methoden, wenn beispielsweise Anforderungen nicht im Vorhinein präzise und nachvollziehbar formuliert werden können. Zum Teil ergeben sich auch Änderungen im Projektverlauf oder lange Projektlaufzeiten sorgen für Ergebnisse, die sich im Zeitverlauf überholt haben. Dazu müssen veränderte Rahmenbedingungen unserer schnelllebigen Zeit und in einem volatilen Umfeld berücksichtigt werden.

Agiles Projektmanagement basiert auf einer iterativ-inkrementellen Vorgehensweise (siehe Abbildung 1). Nach jeder Iteration wird ein potenziell lieferfähiges Produktinkrement fertiggestellt. Wichtig ist es, sich schrittweise in sich wiederholenden Handlungen der gewünschten Lösung unter Berücksichtigung von Feedback anzunähern. So werden nach und nach Unklarheit abgebaut, Akzeptanz erreicht und die gewünschte Wirkung hin zum Ziel erzeugt.

Dabei werden Arbeitsschritte nicht von Anfang bis Ende alle durchgeplant. Die Teams nutzen eine Produkt- bzw. Ergebnisvision und ein priorisiertes Backlog mit allen bekannten Komponenten. Dieses wird im Zuge der iterativen Vorgehensweise mit den wichtigsten Stakeholdern (Kunden, Anwender etc.) zusammen angepasst. Ihr Feedback ist unerlässlich, um Abweichungen zu erkennen sowie mögliche Fehlentwicklungen frühzeitig und kostengünstiger zu korrigieren. Kurze Planungs- und Umsetzungsphasen sowie ein kontinuierliches Neupriorisieren der zu erledigenden Aufgaben sind dabei vorteilhaft.

Abbildung Abbildung 1: Ablauf in einem agilen Projekt beispielsweise mit Scrum

Doch agiles Projektmanagement ist mehr als eine agile Methode (wie z. B. Scrum), die in den Sprints zum Tragen kommt, oder der Einsatz agiler Techniken wie Daily Stand-Ups, Kanban-Boards oder WIP-Limits. Die agilen Werte und Prinzipien machen agiles Projektmanagement aus und sind ein Grund für die Vorteile, die durch diesen Ansatz möglich werden. Dies funktioniert allerdings nur dann, wenn agiles Arbeiten in der Organisation dazu passende Rahmenbedingungen vorfindet.

Dazu zählen auch die Strategie der Organisation, Management und Leadership. Letztlich steckt hinter erfolgreicher agiler Arbeit cross-funktionaler Teams, die selbstverantwortlich arbeiten und sich in einem spezifischen Rollenverständnis ohne „Projektleiter“ organisieren, auch ein „agiles Mindset“. Dazu gehört eine entsprechende Organisationskultur mit einem Wechsel des Denkens und Handelns. Vertrauen, Flexibilität und Offenheit zählen in jedem Fall dazu. Dieses „Mindset“ als innere Einstellung oder Haltung ist insbesondere von Führungspersonen notwendig, um die grundlegenden Prinzipien des Ansatzes zu verstehen und in die Organisation zu tragen.

Hybride Ansätze im Projektmanagement

Hybride

Unter hybridem Projektmanagement kann eine Kombination aus klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden oder die Verwendung einzelner Elemente von verschiedenen Ansätzen verstanden werden. So lassen sich die Vorteile aus beiden Welten kombinieren und Nachteile besser kompensieren. Klassische und agile Methoden besitzen ihre Stärken. Hybrides Projektmanagement kann verschiedene Ausprägungen annehmen, wie beispielsweise:

  • Konzeption und Spezifikation agil, Umsetzung und Abnahme klassisch
  • Konzeption und Spezifikation klassisch, Umsetzung klassisch für die Hardware und agil für die Software (Abhängigkeiten müssen im Blick gehalten werden)
  • Konzept, Spezifikation und Umsetzung sowie Hardware und Software klassisch, Integration agil
  • Konzeption und Planung sowie Steuerung klassisch, Umsetzung agil (ähnlich PRINCE2 Agile)
  • Konzeption, Spezifikation, Umsetzung, Abnahme klassisch, aber in regelmäßig geplanten Zeitabschnitten (Iterationen) – als eine klassisch-iterative Mischform
  • Klassisches Projektmanagement mit agilen Elementen kombiniert

Dabei können ganze Methoden oder einzelne Elemente unterschiedlicher Methoden miteinander vermischt werden. Grundsätzlich lassen sich eine sequenzielle Anwendung, eine parallele Anwendung oder eine integrierte Anwendung der verschiedenen Ansätze und Vorgehensmodelle unterscheiden. Anstatt den Fokus auf die Unterschiede zu setzen, werden Verknüpfungen und positive Aspekte zwischen den Ansätzen gesucht.

Welche Methode ist wann zu wählen?

Welche Methode wann

Prozesse und Methoden im Projektmanagement sind nur dann effizient und erfolgreich, wenn das gewählte Vorgehensmodell zur Ausgangssituation passt und das Mindset der beteiligten Personen mit der jeweiligen Methode harmoniert.

Ist absehbar, dass unter anderem die Anforderungen an das Projektergebnis von häufigen Änderungen geprägt sein werden, das Projekt mit kurzen Planungshorizonten und einem hohen Innovationsanteil versehen sowie der Projektgegenstand komplex ist, überwiegen die Vorteile agiler Methoden deutlich. Sind Anforderungen, Ressourcen und Zeiten hingegen bekannt und ausreichend definiert, können auch klassische Methoden des Projektmanagements zum gewünschten Ergebnis führen. Allerdings sollten die Kenntnisse, Fähigkeiten und die Haltung der Beteiligten zum Kontext des Projekts und der gewählten Methode passen. Wer vorher nur Erfahrung in klassischen Projekten gesammelt hat, für den ist es meist nicht so einfach möglich, sich an die Paradigmen und Bedingungen eines agilen Projektes zu gewöhnen. Umgekehrt fällt es Menschen mit einem agilen Background oft nicht leicht, wieder in klassisch geprägten Projekten mit einem hohen Steuerungsanteil zu arbeiten.

Für die Auswahl und Anpassung eines passenden Vorgehensmodells ist letztendlich die Antwort auf die Frage entscheidend, inwiefern diese die Organisation dabei unterstützen, ihre Projekte oder Programme effektiv und effizient zu realisieren.