Reifegradmodelle und Benchmarking

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Management und Strategie

Das sollten Sie wissen

Reifegradmodelle und Benchmarking

Reibungslose Prozesse gewährleisten die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Um zukunftssicher und nachhaltig zu agieren, müssen Unternehmen die wichtigsten Prozesse immer wieder optimieren. Reifegradmodelle helfen bei der Bewertung und Verbesserung dieser Prozesse. Mit Reifegraden lässt sich außerdem die Leistung von Prozessen vergleichen.

Besser ist nicht gut genug

Wettbewerbe gehören zu unserem Alltag dazu: Wir vergleichen unsere Leistungen in zahlreichen Lebensbereichen, zum Beispiel im Sport, um uns miteinander zu messen und herauszufinden, welches Level wir erreicht haben. Ausgehend von unserem Anfangsniveau versuchen wir, uns kontinuierlich zu verbessern. Auch Unternehmen stehen hinsichtlich ihrer Produkte sowie in der Kunden- und Mitarbeitergewinnung zueinander im Wettbewerb. Nur Unternehmen, die sich gegen die Konkurrenz behaupten können, bleiben dauerhaft erfolgreich. Doch wissen Sie, wie gut Ihr Unternehmen abschneidet?

Damit Unternehmen bestimmen können, an welchen Stellen sie noch Optimierungspotenzial aufweisen, können sie auf unterschiedliche Reifegradmodelle zurückgreifen. Diese haben den Vorteil, dass sie einen objektiven Blick auf interne Strukturen ermöglichen. Haben Unternehmen einmal ihren Reifegrad bestimmt, können sie auch herausfinden, wo sie im Vergleich zu anderen Unternehmen stehen (Benchmarking). Reifegradmodelle können sowohl auf Prozesse als auch auf Abteilungen oder das gesamte Unternehmen abzielen.

Auf jeder dieser Ebenen sind Ziele definierbar, die für eine kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens sorgen, um vorne am Markt mitzuspielen. Unternehmen müssen sich beispielsweise fragen, ob sie die richtigen Produkte mit dem richtigen Service-Angebot und der richtigen Kundenansprache anbieten. Selbst die Veränderung kleiner oder auch größerer Stellschrauben hebt noch ungenutzte Potenziale. Ist ein Etappenziel, zum Beispiel ein höherer Reifegrad, erreicht, sollten Unternehmen neue Ziele bestimmen und in regelmäßigen Abständen weitere Reifegradmessungen durchführen. Denn nur die Unternehmen, die am Ball bleiben, können mit einem sich schnell verändernden Markt mithalten.

Vorgehen

Unternehmen, die sich zum ersten Mal mit ihrem Reifegrad beschäftigen, sollten einer festgelegten Vorgehensweise folgen und sich von einer unabhängigen Instanz beraten lassen, um einen neutralen Blick auf ihre Prozesse zu erhalten.

1. Ist-Bestimmung
In einem ersten Schritt muss das Unternehmen zunächst herausfinden, welchen aktuellen Reifegrad seine Prozesse aufweisen. Reifegradmodelle, wie beispielsweise das eigens von Materna entwickelte Modell, liefern eine Reihe von vorab definierten Fragen. Diese muss jedes Unternehmen anhand verschiedener Ausprägungen für sich bewerten. Beispielsweise geht es darum, ob bereits Prozesse im Unternehmen oder in der Abteilung vorhanden sind und an welchen Stellen bereits Abläufe automatisiert wurden. Je nach Ausprägung von „gar nicht vorhanden“ bis „vollständig umgesetzt“ ergibt sich ein Reifegrad als Ausgangsbasis für die weitere Entwicklung.

2. Soll-Zustand
Ist der Ausgangspunkt einmal bestimmt, lassen sich von dort aus individuelle Ziele definieren, die durch unterschiedliche Maßnahmen in den nächsten Monaten erreicht werden sollen.

3. Handlungsempfehlungen
Die Ausgangslage und die Ziele sind definiert, doch der Weg dazwischen ist oft noch unklar. Hier helfen unterschiedliche Handlungsempfehlungen, die sich auf die einzelnen Umsetzungsschritte beziehen. Die Maßnahmen können aus der Einführung von KPIs, dem Design, der Optimierung oder Automatisierung von Prozessen und der Optimierung von Software bestehen. Das Materna-Reifegradmodell liefert die Handlungsempfehlungen gleich mit. Es beantwortet beispielsweise direkt, welche Schritte erfolgen müssen, um den Soll-Zustand zu erreichen und welche Stakeholder einbezogen werden müssen.

Einführung von KPIs

Prozessoptimierung und -automatisierung

Sofern noch keine messbaren Kennzahlen vorhanden sind, um Kosten und Leistung von Prozessen ins Verhältnis zu setzen, sollten zunächst geeignete KPIs eingeführt werden. An ihnen lassen sich Fortschritte und Erfolge schnell und einfach ablesen und sorgen für eine verlässliche Bewertung.

Prozessoptimierung und -automatisierung

Eine weitere Handlungsempfehlung kann sich auf die Gestaltung von Prozessen beziehen. Sind nur wenige oder rudimentäre Prozesse vorhanden, wird ein wesentlicher Schritt hin zu Service Excellence das Aufsetzen und die Ausgestaltung von Prozessen sein. Unternehmen, die schon einen Schritt weiter sind, müssen sich dagegen mit dem Review und der Optimierung ihrer bereits bestehenden Prozesse befassen. In einer bereits weit entwickelten Ausbaustufe geht es dann eventuell eher um neues Design, optimierte Schnittstellen oder weitgehende Automatisierung von Ende-zu-Ende-Prozessen.

Software-Optimierung

Sind erst einmal Kennzahlen und Prozesse etabliert, kann eine weitere Stellschraube der optimale Software-Einsatz sein. In vielen Unternehmen sind Software-Landschaften über viele Jahre gewachsen. Dazu gehört auch der Wildwuchs, der bei dieser Gelegenheit beseitigt werden kann. Redundante oder ineffiziente Architekturen und Tools sollten auf ihre Tauglichkeit überprüft, angepasst, abgeschafft oder ersetzt werden.

Zusammenfassung

Reifegradmodelle helfen dabei, etablierte Prozesse zu hinterfragen oder neue Prozesse aufzusetzen. Wichtig ist, sich externe Unterstützung zu sichern, um einen objektiven Blick auf die eigenen Strukturen zu erhalten. Ebenso ist es essenziell, Prozesse im Kontext der Unternehmenswerte und -ziele zu betrachten und sie danach auszurichten. Die Handlungsempfehlungen sind ebenso individuell wie die Ziele, auf die ein Unternehmen hinarbeitet. Reifegradmodelle setzen auf Langfristigkeit, das heißt, Unternehmen müssen sich immer wieder selbst hinterfragen. Erst wenn die Methode durchgängig gelebt wird, lässt sich eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit im Markt erreichen.