Software-Migration für Behörden

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Software-Migration für Behörden

Um die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen voranzutreiben, muss die Verwaltung auch ihre Software für das Personalwesen konsolidieren. Wie dem ITZBund die Migration auf Bundesebene gelingt, zeigt der folgende Beitrag.

Personalwesen modernisieren

Die IT-Konsolidierung Bund ist ein zentrales Projekt der Bundesregierung, um die Bundesverwaltung bis zum Jahr 2025 zu modernisieren. Es sollen möglichst viele Dienste gebündelt und der IT-Betrieb weiter standardisiert werden. Die hohe Relevanz dieser ressortübergreifenden Initiative zeigt sich schon alleine daran, dass das Bundesministerium des Innern als federführendes Ministerium die Umsetzung vorantreibt.

Bei dem Projekt werden unter anderem auch bestehende Anwendungen abgelöst und durch neue Applikationen ersetzt, darunter auch Software für die Personalverwaltung. War für Behörden bislang eine freie Wahl der HR-Software möglich, soll künftig nur noch die Anwendung PVSplus auf Basis von SAP HCM zum Einsatz kommen. PVSplus wird zentral vom IT-Dienstleister des Bundes (Informationstechnikzentrum Bund, kurz ITZBund) betrieben und übernimmt eine führende Aufgabe im Bereich des Personal-Managements.

Schon heute erhalten über 300.000 Mitarbeiter im Bund ihre Verdienstabrechnungen über diese Lösung. Künftig wird es nicht nur das führende Personalabrechnungssystem sein, sondern bundesweit möglichst alle Personalprozesse für die Bediensteten steuern. Mit Einsatz der neuen Software werden sich auch Abläufe und Verfahren weiter vereinfachen.

Parallele Migrationsprojekte

Auch die noch bei über 60 Verwaltungen im Bund eingesetzte Personal-Management-Lösung EPOS (Elektronisches Personal-, Organisations- und Stellenmanagementsystem) wird abgelöst. Die Migration von dieser Altanwendung auf die neue Software ist organisatorisch und technologisch mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Im Auftrag des ITZBund entwickelte Materna zwei Migrationswerkzeuge, die den Umstieg von EPOS auf PVSplus vereinfachen. Denn: „Der Wechsel von einem System zu einem anderen ist immer komplex und mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Mit unserem Migrationsverfahren erhalten die Behörden mehr Flexibilität bei der Planung, um schon vor der eigentlichen Migration wichtige Arbeitsschritte umzusetzen“, erläutert Jens Gehres, Referatsgruppenleiter im ITZBund und Verantwortlicher für das Teilprojekt Technik innerhalb des Vorhabens zur Ablösung von EPOS durch PVSplus.

Personalwesen 2

Eine flexible Planung der anstehenden Aufgaben ist auch deshalb notwendig, weil viele weitere Migrationsprojekte im Rahmen von IT-Konsolidierung Bund parallel ablaufen. Zudem gibt das ITZBund einen übergreifend gültigen Zeitplan für die Migration vor, an dem sich die Behörden ausrichten müssen. Mit den Werkzeugen EPOS Readiness Check (ERC) und dem Migrationsnavigator können sich Behörden individuell vorbereiten und ihre Ressourcen präzise einsetzen.

Eine weitere Herausforderung ergibt sich durch die Datenmigration. Die neue Anwendung PVSplus enthält bereits viele Daten rund um die Personalabrechnung. Bei der Migration müssen diese Stammdaten um die Alt-Daten der vorhandenen Personal-Management-Software EPOS ergänzt werden, was informationstechnisch ein präzises Arbeiten notwendig macht und hohe Anforderungen an die zu erreichende Datenqualität stellt. Diese Herausforderung hat kein anderes Migrationsprojekt im Rahmen von IT-Konsolidierung Bund und erfordert das Zusammenarbeiten von hochspezialisierten IT-Experten.

Die Tools im Detail

Der EPOS-ReadinessCheck (ERC) ist eine Applikation, die existierenden Datenbestände aus EPOS-Systemen auf ihre Kompatibilität zu den Zielsystemanforderungen in PVSplus hin zu überprüfen. In einem umfangreichen Prüfvorgang werden Formate, Konstanten und Regeln auf ihre Konformität zum PVSplus-Standard untersucht. Damit identifiziert die Web-basierte Portallösung potenzielle Problemquellen einer Migration und findet heraus, ob die Datenbestände ausreichend kompatibel sind. Mehr zum EPOS-ReadinessCheck (ERC) finden Sie auf unseren Webseiten.

Der Migrationsnavigator ist eine visuelle Orientierungshilfe für die Anwender in der Übergangsphase zu PVSplus. Die Lösung vergleicht Funktionen beider Programme, sodass der Anwender leichter erkennt, welche Funktionen an einer neuen Position innerhalb der Benutzeroberfläche zu finden sind. Damit lässt sich beispielsweise überprüfen, ob eine im neuen System geplante Dateneingabe innerhalb eines fachlichen Prozesses auch korrekt ist. Der Navigator erleichtert somit den Sachbearbeitern die Einarbeitung in die neue Software.

Schnelle und präzise Migrationswerkzeuge

Die bereitgestellten Migrationstools haben sich als eine wertvolle Hilfe erwiesen: Die Lösungen wurden bereits erfolgreich bei dem Bundesverwaltungsamt sowie der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) verwendet. Nach diesem positiv verlaufenen Praxistest stehen die Lösungen auch weiteren Behörden zur Verfügung.

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