eAkten (Elektronische Akten) innovativer und effizienter verwalten

Das eAkte-Basispaket von Materna ist eine flexibel integrierbare Lösung zur professionellen elektronischen Akten- und Vorgangsbearbeitung. Das E-Government-Gesetz (EGovG) des Bundes verpflichtet Bundesbehörden spätestens zum 1.1.2020 zur elektronischen Aktenführung. Zahlreiche Bundesländer orientieren sich ebenfalls an dem Vorhaben und treiben die Digitalisierung in Ihrer Verwaltung weiter voran.

Mit dem eAkte-Basispaket unterstützen wir den einfachen Umstieg zur elektronischen Aktenführung. Sie können in Ihrer Microsoft-Arbeitsumgebung in bewährten Strukturen und gemäß Aktenplan Ihre Dokumente erstellen, ablegen, recherchieren und langzeitspeichern.

  • Das eAkte-Basispaket bietet eine vollständige Integration in Microsoft Office und Microsoft SharePoint. Das heißt, Sie können Akten und Vorgänge medienbruchfrei bearbeiten, Redundanzen vermeiden und Verfahren optimieren.
  • Sie profitieren von einer barrierefreien Office-Nutzung. Die Präsentation der Benutzeroberfläche des eAkte-Basispakets ist barrierearm und berücksichtigt eine optimierte Arbeitsplatzgestaltung gemäß BITV 2.0 / WCAG 2.0.
  • Elektronische Akte werden unter Microsoft SharePoint abgebildet. Dies ermöglicht neben der Aktenführung eine optimierte kollaborative Zusammenarbeit und Vorgangsbearbeitung in der Behörde.
  • Formelle und informelle Dokumentationen können auf diese Weise abgebildet werden.

Unsere Leistungen für Ihre Akten- und Vorgangsbearbeitung

  • Organisationsberatung
  • Aktenplanoptimierung und Prozessoptimierung
  • IT-Beratung und IT-Konzeption
  • Systemrealisierung, Systemerweiterung und Systemkonfiguration
  • System- und Datenmigration verschiedener DMS-Produkte
  • Realisierung von Schnittstellen zu Bestandssystemen
  • Rollout in großer Fläche
  • Systemtests
  • Schulung
  • Change Management
  • Betrieb, Wartung und Support
  • Aufnahme von Datenmigrationen aus Altsystemen

Optional bietet das eAkte-Basispaket zwei zusätzliche Ergänzungsmodule:

  • Das Modul eZusammenarbeit enthält zwei Funktionen zur Organisation des kreativen Arbeitsprozesses, der vor der strukturierten Aktenablage erfolgt: Auf der einen Seite erhält jeder Nutzer Zugriff auf seine eigene, persönliche SharePoint-Ablage, auf der anderen Seite kann der Anwender über Projekträume Dokumente mit anderen Kollegen gleichzeitig bearbeiten.
  • Mit dem Modul eVorgangsbearbeitung können Behördenmitarbeiter interaktiv aus Microsoft Office heraus Umlaufmappen für die gemeinsame Bearbeitung erstellen. Durch die Verwendung von zuvor gespeicherten Vorlagen und einen automatisierten Prozessablauf werden die Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt.

Einsetzen lässt sich das eAkte-Basispaket als Add-On in Umgebungen mit Microsoft-Office-ab 2010 und höher und mit Microsoft SharePoint® 2010 und höher, als on-premise oder Cloud-Version.

Einsatzszenarien eAkte-Basispaket

  • Teamarbeit
  • Geschäftsprozesse
  • Strukturierte Ablage
  • Schnelle Projektrealisierungen

Ihre Vorteile und Mehrwerte mit dem eAkte-Basispaket

  • Flexibel und anwenderfreundlich
  • Intuitiv durch medienbruchfreies Arbeiten aus der gewohnten Office-Umgebung ab Version 2010 und höher
  • Skalierbar je nach Anforderung
  • „Out of the box”-Basisfunktionen von Microsoft SharePoint® ab Version 2010 und höher
  • Geringe Aufwendungen für das Customizing der Basisanwendung
  • Zukunftssicher durch Verwendung von Standardtechnologien
  • Weitere Lösungen wie Vorgangsbearbeitungssysteme oder Archivsysteme anbindbar
  • Barrierefrei
  • Unterschiedliche Betriebsversionen: Betrieb in der lokalen IT oder in der Cloud
  • Flexibel einsetzbar mit verschiedenen SharePoint und Office-Varianten

Funktionen des eAkte-Basispakets

  • Einfach strukturierte Aktenablage
  • Abdeckung der Basisanforderungen an eine Aktenverwaltung
  • Recherche über Aktenbestände und Dokumente
  • Zugriff auf Akten, Vorgänge und Informationen
  • Skalierbar je nach Anforderungen der Arbeitsprozesse (formell und informell)
  • Geschäftszeichengenerierung
  • Nutzung von Standard SharePoint®-Funktionalitäten wie Versionierung, Änderungshistorie und Suche
  • Einmischen von Metadaten
  • Einheitliche Office-Benutzeroberfläche
  • Medienbruchfreie Bearbeitung

Sicheres Schwärzen von Dokumenten

Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien stellt Unternehmen wie Behörden aufgrund der Vielzahl von Vorgaben vor eine immer größere Herausforderung. Einerseits sind Behörden zur Auskunft verpflichtet, andererseits müssen sie vertrauliche Informationen schützen. Mit einer Lösung für das Schwärzen von Dokumenten lassen sich die Vorgaben leichter einhalten. Smarte und strukturierte Prozesse sorgen dafür, dass Mitarbeiter von der aufwendigen manuellen Suche entlastet werden und sich wieder auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können. Materna ist mit dem Produkt smartWorking exklusiver Partner der Firma Combionic für das Thema Schwärzen im Behördenmarkt. Wir integrieren das Produkt in die Microsoft Office-Welt und in die elektronische Aktenführung verschiedener Dokumenten‐Management‐Plattformen.

Digitalisieren von Dokumenten

Papierdokumente, die über den klassischen Postweg im Posteingang landen, lassen sich einfach mit Scan-Technologien digitalisieren, klassifizieren und entsprechend zu Vorgängen und elektronischen Akten zuordnen. Die Daten werden in automatisierten Verwaltungsprozessen weiterverarbeitet und bilden die Grundlage für die Erstellung und Versendung von Behördenkorrespondenz über verschiedene Ausgangskanäle. Materna bietet Integrationslösungen zu markführenden Anbietern in diesem Segment.

Forschungspartner

Beim Thema elektronische Akten kooperiert Materna mit dem Fraunhofer-Institut FOKUS und führt Anwendungsszenarien im E-Government-Labor des Forschungspartners in Berlin vor. Materna entwickelt Lösungen für die elektronische Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung nach dem neuesten Wissensstand weiter.