Vergabeberatung und Beschaffungsprozesse

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Vergabe und Beschaffung

Wir unterstützen Sie beim Vergabeprozess, beim Vertrags-Management sowie bei der Optimierung Ihrer Beschaffungsorganisation.

Vergabeberatung und Beschaffungsprozesse

Ganzheitliche Beschaffung und Vergabe

Immer mehr Verwaltungen binden ihre Beschaffungsprozesse verstärkt in übergreifende Management-Systeme ein. Beschaffung trägt maßgeblich dazu bei, eine umfassende Digitalisierung zu optimieren und auszugestalten. Die Einführung komplexer Technologien erfordert einen Beschaffungsprozess, der bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beginnt und erst mit der Desinvestition endet.

Unsere Beschaffungsunterstützung verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, der die Einheitlichkeit von Vergabe und Vertrag sowie Requirements und EVB-IT beinhaltet ebenso wie die Verzahnung mit dem Compliance-Ansatz, um Prozesse wie privacy by design, security by design oder Umweltanforderungen bereits bei der Formulierung von Anforderungskatalogen und begleitender Vertragssynchronisation zu beachten.

Materna unterstützt Verwaltungen beim Vergabeprozess, beim Vertrags-Management sowie bei der Optimierung der Beschaffungsorganisation.

Vergabeprozesse

Optimierung der Vergabeprozesse

  • Sicherung der Vergaberechts-Compliance bei europaweiten und nationalen Beschaffungen nach GWB, VgV, VSVgV sowie VOL/A und UvgO unter Beachtung der ermittelten Anforderungen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Kriterienkatalogen, Bewertungsmatrizen und Preisblättern bei:
    o Erwerb von IT- und TK-Hardware
    o Beschaffung kundenspezifischen Fachverfahren oder anderer Software, auch im Rahmen umfangreichen Rahmenvereinbarungen
    o Lieferleistungen und Dienstleistungen für komplexe Outsourcing-Projekte und Clouds-Services
  • Begleitung in allen Vergabearten, auch bei Verhandlungsverfahren oder wettbewerblichen Dialogen sowie bei vorkommerziellen Auftragsvergaben

Vertrags-Management

Optimierung des Vertrags-Managements

  • Unterstützung bei der Vertragserstellung bzw. -klassifizierung und Synchronisation mit Requirements
  • Modellierung von SLA, EVB-IT und Sourcing-Vereinbarungen auf Basis Ihrer Geschäftsprozesse
  • Unterstützung bei Change Requests, Garantieabwicklungen und Gewährleistungskonstellationen
  • Konflikt-Management und Mediation bei Vertragsstörungen
  • Juristisches Projekt-Management über den gesamten Beschaffungsprozess

Optimierung des Vertrags-Managements Optimierung des Vertrags-Managements Optimierung des Vertrags-Managements Quelle: Materna GmbH

Beschaffungsprozesse

Optimierung von Beschaffungsprozessen

Ein weiteres Beratungsangebot von Materna ist die optimierte und rechtssichere Organisation von Beschaffungsprozessen. Hier sind wir im Spannungsfeld von IT-Abteilung einerseits und fachlichem Bedarfsträger andererseits tätig und berücksichtigen auch zentrale versus dezentrale Einkaufszuständigkeit unter Beachtung der Compliance-Anforderungen.

  • Bedarfsgerechte Konzeption und Umsetzung einer maßgeschneiderten Beschaffungsorganisation
  • Design von Vergabe- und Projektabwicklungsprozessen mit einem praxisorientierten Ausgleich zwischen den Zielen Wahrung von Compliance-Anforderungen und optimaler Erfüllung der fachlich-technischen Bedarfe
  • Etablierung eines Risiko-Managements in der Beschaffung auf der Basis MoR®
  • Unterstützung bei Awareness und Fortbildung mit dem Schwerpunkt vergaberechtlicher Entwicklungen