Das eAkte-Basispaket

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Elektronische Aktenführung

Die E-Akte beschleunigt Verwaltungsprozesse, unterstützt die medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung und führt zu durchgängig elektronischen Leistungen.

Das eAkte-Basispaket

Das eAkte-Basispaket von Materna ist eine innovative und flexibel integrierbare Lösung zur professionellen elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung.

Elektronische Aktenführung

Elektronische Aktenführung

Mit dem eAkte-Basispaket unterstützen wir den einfachen Umstieg zur elektronischen Aktenführung.

  • Das eAkte-Basispaket bietet eine vollständige Integration in Microsoft Office und Microsoft SharePoint. Das heißt, Sie können Akten und Vorgänge medienbruchfrei bearbeiten, Redundanzen vermeiden und Verfahren optimieren – alles aus der gewohnten Microsoft-Arbeitsumgebung.
  • Sie profitieren von einer barrierefreien Office-Nutzung. Die Präsentation der Benutzeroberfläche des eAkte-Basispakets ist barrierearm und berücksichtigt eine optimierte Arbeitsplatzgestaltung gemäß BITV 2.0 / WCAG 2.0.
  • Elektronische Akte werden unter Microsoft SharePoint abgebildet. Dies ermöglicht neben der Aktenführung eine optimierte kollaborative Zusammenarbeit und Vorgangsbearbeitung in der Behörde. So lassen sich formelle und informelle Dokumentationen abbilden.

Wir kooperieren mit dem Fraunhofer-Institut FOKUS und führen Anwendungsszenarien im E-Government-Labor des Forschungspartners in Berlin vor.

Mehr zu Dokumenten-Management mit nscale eGOV.

Vorteile und Mehrwerte

Die Vorteile der elektronischen Aktenführung

  • Flexibel und anwenderfreundlich
  • Intuitiv durch medienbruchfreies Arbeiten aus der gewohnten Office-Umgebung ab Version 2010 und höher
  • Skalierbar je nach Anforderung
  • Out of the box”-Basisfunktionen von Microsoft SharePoint® ab Version 2010 und höher
  • Geringe Aufwendungen für das Customizing der Basisanwendung
  • Zukunftssicher durch Verwendung von Standardtechnologien
  • Weitere Lösungen wie Vorgangsbearbeitungssysteme oder Archivsysteme anbindbar
  • Barrierefrei
  • Unterschiedliche Betriebsversionen: Betrieb in der lokalen IT oder in der Cloud
  • Flexibel einsetzbar mit verschiedenen SharePoint und Office-Varianten

Funktionen

Das kann das eAkte-Basispaket im Einzelnen

  • Einfach strukturierte Aktenablage
  • Abdeckung der Basisanforderungen an eine Aktenverwaltung
  • Recherche über Aktenbestände und Dokumente
  • Zugriff auf Akten, Vorgänge und Informationen
  • Skalierbar je nach Anforderungen der Arbeitsprozesse (formell und informell)
  • Geschäftszeichengenerierung
  • Nutzung von Standard SharePoint®-Funktionalitäten wie Versionierung, Änderungshistorie und Suche
  • Einmischen von Metadaten
  • Einheitliche Office-Benutzeroberfläche
  • Medienbruchfreie Bearbeitung

Leistungen und Module

Damit unterstützen wir Sie bei der Akten- und Vorgangsbearbeitung

  • Organisationsberatung
  • Aktenplanoptimierung und Prozessoptimierung
  • IT-Beratung und IT-Konzeption
  • Systemrealisierung, Systemerweiterung und Systemkonfiguration
  • System- und Datenmigration verschiedener DMS-Produkte
  • Realisierung von Schnittstellen zu Bestandssystemen
  • Rollout in großer Fläche
  • Systemtests
  • Schulung
  • Change Management
  • Betrieb, Wartung und Support
  • Aufnahme von Datenmigrationen aus Altsystemen

Ergänzende Module

Optional bietet das eAkte-Basispaket zwei zusätzliche Ergänzungsmodule

  • Das Modul eZusammenarbeit enthält zwei Funktionen zur Organisation des kreativen Arbeitsprozesses, der vor der strukturierten Aktenablage erfolgt: Auf der einen Seite erhält jeder Nutzer Zugriff auf seine eigene, persönliche SharePoint-Ablage, auf der anderen Seite kann der Anwender über Projekträume Dokumente mit anderen Kollegen gleichzeitig bearbeiten.
  • Mit dem Modul eVorgangsbearbeitung können Behördenmitarbeiter interaktiv aus Microsoft Office heraus Umlaufmappen für die gemeinsame Bearbeitung erstellen. Durch die Verwendung von zuvor gespeicherten Vorlagen und einen automatisierten Prozessablauf werden die Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt.

Referenzen

Eine Auswahl unserer eAkte-Referenzen

  • Bayerischer Landtag
  • civitec
  • Generalzolldirektion (GZD)