Dokumenten-Management und Vorgangsbearbeitung

Bei zahlreichen Behörden steht der Einsatz von Dokumenten-Management und Vorgangsbearbeitung für die Unterstützung elektronischer Verfahrensbearbeitung im Fokus. Dabei sollten die kritischen Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung des Vorhabens früh genug berücksichtigt werden. Auch individuelle organisatorische und technische Rahmenbedingungen müssen bei der Realisierung beachtet werden. Durch die Auswirkung auf alle Bereiche einer Behörde muss die Einführung der elektronischen Akte von Anfang an als strategisches Projekt der Behördenleitung geführt werden.

Innovativer und effizienter verwalten mit MATERNA

Mit dem eAkte-Basispaket hat MATERNA eine flexibel integrierbare Lösung zur professionellen elektronischen Aktenführung entwickelt. Die Lösung verbindet behördenspezifische Fachverfahren mit der Microsoft-Office-Umgebung. So können Verwaltungen Dokumente und zugehörige Daten aus ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche elektronisch verwalten, archivieren, recherchieren und bereitstellen. Einsetzen lässt sich das eAkte-Basispaket als Add-On in Microsoft-Office-Umgebungen mit Microsoft SharePoint® 2010. Des Weiteren können Verwaltungen das eAkte-Basispaket auch mit anderen Infrastrukturen betreiben, beispielsweise mit einem Dokumenten-Management-System auf Basis des DOMEA®-Konzeptes.

MATERNA konzentriert sich im DOMEA®-Umfeld (Dokumenten-Management und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung) auf die Integration elektronischer Akten in bestehende Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung. So lassen sich Dokumente und dazugehörige Daten gemäß der Verwaltungsanforderungen DOMEA®-konform verwalten, archivieren, recherchieren und bereitstellen. Das Ergebnis ist die Einführung der elektronischen Akte. Bezüglich der Integration berücksichtigt MATERNA drei verschiedene Lösungen: Sowohl das DMS als auch das Fachverfahren können das jeweils federführende System sein oder aber beide werden gleichberechtigt integriert.

Die Effekte, die sich aus der DMS-Integration von Fachverfahren ergeben, sprechen für sich: Effizienzsteigerung durch Verfahrensbeschleunigung, Prozessoptimierung und Steigerung der Wirtschaftlichkeit.

Mit dem Tochterunternehmen IQDoQ und seiner DMS-Lösung Hyperdoc kann MATERNA auf eine mehr als 20-jährige Erfahrung im DMS-Umfeld zurückgreifen. Zusätzlich hat MATERNA eine Partnerschaft mit OpenText geschlossen, einem führenden Anbieter für die Realisierung DOMEA®-zertifizierter Lösungen. MATERNA integriert die ausgewählten Software-Produkte und implementiert sie zu einer DOMEA®-konformen Vorgangsbearbeitung.

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